Die Änderungen bei der Verpflegungspauschale, der Dreimonatsfrist und den Unterkunftskosten ab 2014

Mit der Reform des Reisekostenrechts zum 1. Januar 2014 ändert sich einiges. Die erste Tätigkeitsstätte löst den Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte ab (Einzelheiten in LGP 5/2013). Es wird nur noch zwei statt bisher drei Verpflegungspauschalen geben. Und auch bei der Dreimonatsfrist und den beruflich veranlassten Unterkunftskosten im Rahmen einer längerfristigen Auswärtstätigkeit bleibt kein Stein auf dem anderen.

Verpflegungsmehraufwand ab 2014 

Kernpunkt des neuen Reisekostenrechts ist die umfassende gesetzliche Verankerung im EStG. Nach wie vor liegt eine Dienstreise (beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit) vor, wenn der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seines beruflichem Tätigkeitsmittelpunktes tätig ist.

Zwei Sätze für Verpflegungsmehraufwendungen 

Künftig gelten bei einer Dienstreise für die Gewährung steuerfreier Verpflegungsmehraufwendungen (Tagesspesen) bzw. den Werbungskostenabzug für Verpflegungsmehraufwand folgende Regeln:

• Eintägige Dienstreise: Für Dienstreisen ohne Übernachtung mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden (bisher mindestens 8 Stunden) gilt ein Verpflegungsmehraufwand von 12 Euro, den der Arbeitgeber steuerfrei erstatten oder der Arbeitnehmer als Werbungskosten abziehen kann (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG).

• Mehrtägige Dienstreise mit Übernachtung: Für mehrtägige Dienstreisen bleibt es beim Verpflegungsmehraufwand von 24 Euro, wenn der Arbeitnehmer volle 24 Stunden abwesend ist. Diesen Betrag kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten, andernfalls kann der Arbeitnehmer diesen Betrag als Werbungskosten im Rahmen seiner Steuererklärung absetzen. Faktisch ergibt sich keine Änderung zur bisherigen Rechtslage.

• An- und Abreisetag bei mehrtägiger Dienstreise: Neu ist dagegen eine eigenständige Regelung für den An- und Abreisetag. Hier gewährt das EStG pro Tag einen Verpflegungsmehraufwand von 12 Euro, unabhängig von der Abwesenheitsdauer. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer an diesem Tag, einem anschließenden oder einem vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG).

• Nachtregelung: Übernommen ins EStG wurde auch die bisherige Nachtregelung. Wer über 24 Uhr bzw. über 0 Uhr eines Kalendertages beruflich unterwegs ist und dabei nicht übernachtet, bekommt für denjenigen Kalendertag, an dem er überwiegend unterwegs ist, eine steuerliche Verpflegungspauschale von 12 Euro. Davon betroffen sind vor allem Kraftfahrer und Wartungspersonal.

• Dienstreisen ins Ausland: Für Dienstreisen ins Ausland gelten die entsprechenden Sätze. Die Auslandsbeträge für Abwesenheiten zwischen 8 und weniger als 14 Stunden („kleiner“ Spesensatz) fallen ab 2014 ersatzlos weg.

Kürzung der Verpflegungsmehraufwendungen um gewährte Verpflegung 

Mit der Kürzung der Verpflegungspauschalen um gewährte Verpflegung bringt das neue Reisekostenrecht zwar Verbesserungen für Reisekosten-Abrechner. Für dienstreisende Arbeitnehmer wird die Verpflegung aber zum Ärgernis. Werden Arbeitnehmer ab 2014 anlässlich oder während einer Dienstreise nämlich vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten verpflegt, müssen die steuerfreien Verpflegungsmehraufwendungen gekürzt werden. Folgende Kürzungsbeträge sind dafür festgeschrieben:

• Frühstück: Für ein Frühstück werden 20 Prozent des maximalen Tagessatzes für eine 24-stündige Abwesenheit (in Deutschland 20 % von 24 Euro = 4,80 Euro) angerechnet.

• Mittag- oder Abendessen: Für ein Mittag- oder Abendessen werden jeweils 40 Prozent des maximalen Tagessatzes für eine 24-stündige Abwesenheit (in Deutschland 40 Prozent von 24 Euro = 9,60 Euro) angerechnet.

Arbeitgeber, die bis 2013 die doppelten Pauschbeträge bezahlt haben, müssen ab 2014 die Verpflegung nur beim steuerfreien Teil anrechnen. Den anderen Teil können sie weiter mit 25 Prozent pauschalieren, ohne kürzen zu müssen.

Welche Tagessätze dem Arbeitnehmer tatsächlich zustehen, spielt für die Kürzungsbeträge keine Rolle. Ab 2014 gibt es kein Wahlrecht mehr, statt der Kürzung des Verpflegungsmehraufwands um den Sachbezugswert den Ansatz des geldwerten Vorteils in der Lohnabrechnung zu verlangen. Da erhaltene Verpflegung mit deutlich höheren Werten angesetzt wird, führt das zu wesentlich geringeren Auszahlungen an die Arbeitnehmer.

Wichtig | Bei umfangreicher Verpflegung während der Dienstreise wird der Verpflegungsmehraufwand gegebenenfalls vollständig gekürzt. Ein übersteigender Kürzungsbetrag muss nicht als geldwerter Vorteil erfasst werden.

Aus Sicht des Arbeitgebers kann aufgrund der Neuregelung bei mehrtätigen Dienstreisen mit Komplett-Verpflegung insgesamt auf eine Reisekostenabrechnung verzichtet werden. Da Verpflegung in diesen Fällen zwingend als Kürzung der Tagesspesen anzurechnen ist, kann es zu keinen geldwerten Vorteilen mehr kommen. Der Gesetzgeber hat aber vorgeschrieben, dass bei gewährter Verpflegung der Großbuchstabe „M“ auf der Jahreslohnsteuerbescheinigung ausgewiesen werden muss (§ 41b Abs. 1 Nr. 8 EStG).

Sachbezugswert nur noch in Ausnahmefällen 

Der Ansatz des Sachbezugswerts wird zur Ausnahme. Er kommt nur noch in Frage, wenn wegen der Kürze der Dienstreise (Abwesenheit keine acht Stunden bei eintägigen Dienstreisen) kein Verpflegungsmehraufwand gewährt werden kann.

Um die steuerliche Erfassung des Sachbezugswerts zu erleichtern, gilt ab 2014 hierfür eine neue Lohnsteuer-Pauschalierung (§ 40 Abs. 2 Nr. 1a EStG). Der Sachbezugswert kann mit 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer pauschal versteuert werden. Derartig pauschal besteuerte Sachbezüge bleiben sozialversicherungsfrei (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).

>>>Sachbezugswerte 2014 

Entspannung bei der Drei-Monats-Frist 

Eine für die Praxis erfreuliche Änderung betrifft die Drei-Monats-Frist. Der steuerfreie Ersatz von Verpflegungsmehraufwand ist zwar nach wie vor auf die ersten drei Monate an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Neu ist aber, dass eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen eine neue Drei-Monats-Frist auslöst. Die Gründe für die Unterbrechung – Arbeit an anderem Ort, Urlaub oder Krankheit – spielen ab 2014 keine Rolle mehr.

Unterkunftskosten bei längerfristiger Auswärtstätigkeit 

Bei längerfristiger Auswärtstätigkeit wird eine neue Zeitbegrenzung eingeführt: Arbeitgeber können beruflich veranlasste Übernachtungs- bzw. Unterkunftskosten künftig nur noch im Zeitraum von 48 Monaten unbeschränkt erstatten. Danach sind monatlich nur noch bis maximal 1.000 Euro pro Monat steuerfrei möglich.

Text IWW Verlag

Reisekosten ab 2020

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